百瑞信托将在原有“三大中心”(产品中心、营销中心、风险中心)基

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  信托行业的票据管理是一个非常庞杂的事情。仅以银行业务回单来说,按照监管部门的要求,银行的回单必须作为原始凭证归档。同时,按照信托的业务流程,一个信托项目要对应至少一个专户或一个募集户。项目越多,账户越多。每个账户到了需要划付收益的时候,每一笔都有一个银行业务回单,也就意味着每个账户每年将产生成百上千张的银行回单。

  就百瑞信托的情况来看,目前公司存续项目近400个,每个项目每年产生的银行回单多则数百张,少则数十张,那么每年需要取回和归档管理的银行回单就会有上万张。而且因为百瑞信托业务分布在全国的十几个省的几十个城市,且银行回单绝大部分需要公司派人上门去取。不是在银行就是在去银行取单的上,是信托票据清算员的现实工作状态。

  “在过去,只能依靠信托会计先提供一个票据清单,然后票据清算员去银行逐一取回。但是票据量实在太大了,有时候取回了根本来不及一一对应归档,于是只能在纸质的清单上,对应系列票据处画个大括号,然后签上名来应急。”

  王旸说,这就造成了问题:有票据已经取回但是因归档不及时又造成单据丢失需要二次取回的,有应当取回但是没有及时取回的,而且工作流转中因为涉及的岗位之间无迹可查,出现问题也难以进行责任划分。由此产生的大量的重复工作和差旅成本不仅造成公司人力和财力上的浪费,票据归档滞后甚至成了信托行业会计基础工作管理上的。

  自己开发软件的想法一提出来,就得到了直属领导刘芳的鼓励和分管领导槿的肯定。同时,在百瑞信托,跨部门协作创新一直是没有障碍的。王旸的这一想法也迅速得到了公司信息主管方晓的响应以及当时的部门负责人蒋杰和分管领导、公司党支部副赵群的支持和肯定。

  有了这套“票据综合管理系统”,财务部票据管理一下子如虎添翼过去“画括号”,现在“点鼠标”,过去需要信托会计列清单费时费力对票据,现在只需要档案管理员按软件流程轻松办理。多年没有理顺的票据管理业务由此迈上了规范化精细化管理的新台阶。2015年底的统计结果显示,当年缺失单据的取回率达到98%,工作效率大幅提升。同时因为有了票据管理系统,跨部门协同效应也逐步,比如公司异地业务部门的同事可以帮助票据清算员取回其所在地的银行的票据回单,省了票据清算员不少车马劳顿也降低了公司的差旅成本。

  2016年上半年,由王旸提出并牵头完成的这一“单据综合管理系统”已由公司百瑞信托工会向资本控股公司推荐参加国家电投集团“优秀职工技术”的评选。不仅如此,王旸和方晓等人的举动,同时也成为百瑞信托进一步加快信息化建设整体进程一个良好契机。

  2016年初,百瑞信托成立了的信息科技部,由总裁石笑东直接分管,以“提升业务服务能力,提升基础管理规范化水平”为目标,制定并启动了公司新一代信息系统建设规划。根据规划,百瑞信托将在原有“三大中心”(产品中心、营销中心、风险中心)基础上正式组建“数据中心”,并以此为切入点,全力加强后台支撑能力建设,争取通过3年左右的时间建立起“业务联动、数据共享、决策高效、风险可控、提升服务”的信息化支撑体系,这其中,王旸方晓等人共同推动落地的“单据综合管理系统”,是形成燎原之势的星星之火。

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